| Per completare la candidatura e la registrazione dell'Expo si rispettano le seguenti tre fasi:
Primo, candidatura: nel rapporto di candidatura all'organizzazione dell'Expo, va chiarita la data delle cerimonie di apertura e di chiusura, il tema dell'esposizione e la forma giuridica del soggetto organizzatore. Questi contenuti sono presentati in forma di rapporto dai paesi candidati al comitato esecutivo dell' Ufficio internazionale delle esposizioni (BIE).
Secondo, indagine: il BIE invia una delegazione d'indagine per la valutazione sul posto nei paesi richiedenti. Sotto la guida del vice presidente del BIE, la delegazione può fare domande sui dettagli relativi ai problemi tecnici o finanziari, con perno nella consultazione della documentazione. Questa indagine è la base del rapporto inviato al comitato esecutivo. Il rapporto viene quindi sottoposto all'esame dell'assemblea generale di tutti i paesi membri.
Terzo, votazione: dopo l'approvazione procedurale e organizzativa del progetto di candidatura, l'assemblea generale del BIE vota il diritto di organizzazione dei paesi richiedenti. Se più di un paese partecipa alla gara, l'assemblea vota a scrutinio segreto.
Quarto, registrazione: dopo aver esaminato formalmente e promesso di rispettare la Convenzione delle esposizioni internazionali e firmato gli accordi relativi, il paese ospitante effettua la registrazione dell'Expo al BIE.
Queste procedure richiedono tre anni e terminano simbolicamente con il ricevimento della bandiera del BIE. Nello stesso tempo, il governo del paese ospitante può inviare tramite i canali diplomatici l'invito di partecipazione ai vari paesi.
Senza registrazione, l'Expo non gode del sostegno dei paesi membri del BIE, a cui è interdetto di partecipare a qualsiasi progetto non approvato, visto come una violazione della norma della Convenzione delle esposizioni internazionali, ossia il governo del paese ospitante promette di applicare e mantenere i criteri del BIE. In questo sta il potere esecutivo del BIE.
Tramite le suddette procedure, si garantisce lo sviluppo dell'Expo e si salvaguardano anche gli interessi dei paesi membri.
Nel processo di organizzazione dell'Expo, il BIE effettua l'amministrazione dell'evento attraverso il comitato dei rappresentati generali (il titolo dato ai rappresentanti di alto livello inviati dal governo del paese ospitante) e il comitato guida eletto, e il comitato guida e gli organizzatori dell'Expo mantengono sempre degli stretti contatti con il BIE.
